Este es uno de esos posts que no debes dejar de leer, de esos que con leerlos te colocas como mínimo dos años por delante del resto de las personas, al menos en cuanto a facilitar las cosas y a uso de tecnología se refiere.
Google acaba de hacer más fácil que las personas colaboren entre sí utilizando Microsoft Office al lanzar oficialmente Google Cloud Connect.
El servicio, que ha estado en beta desde noviembre, está ahora disponible para todos y usa la amplia nube de Google para almacenar y sincronizar los documentos de Microsoft Word, PowerPoint o Excel.
Si tienes Microsoft Office, utilizar Google Cloud Connect es tan fácil como descargar este plug-in, instalarlo y luego ver una barra de herramientas en la parte superior de tu aplicación de Office.
Después de que le des autorización, Cloud Connect guardará una copia de tus documentos en línea y te permite compartirlos (si quieres) con quien quieras a través de una dirección de correo electrónico. Quienes los reciban solo tienen que hacer clic en el enlace para compartir, y el archivo se abre en Google Docs. En ese momento, se puede descargar el documento y trabajar en él desde Microsoft Word. Cuando se hacen cambios, las modificaciones aparecen en el documento original, también.
Los documentos pueden ser editados en cualquiera, tanto en Google Docs como en Microsoft Office, y el que está colaborando con usted no necesita tener instalado Microsoft Office para editar los documentos y sincronizar los archivos entre sí. Parece que Google está utilizando este conveniente plug-in gratuito como un señuelo para los que podrían verse tentados a utilizar Google Docs en lugar de Microsoft Office.
Aunque el servicio de sincronización estuvo un poco lento cuando lo probé esta mañana (probablemente debido a todo el mundo estaba probando el nuevo servicio), funcionó bien y mantuvo un documento de Word actualizado en varios equipos. Su sincronización de archivos no es tan inmediata como la tipificación en vivo del ahora extinto Google Wave, pero aún así es capaz de sincronizar los documentos de manera eficiente.
Si tú, no eres muy experto en temas informáticos, te resumiré todo el asunto diciendote que este servicio lo que te permite es instalar un plugin en tu instalación de Microsoft Office, el cual luego te permitirá guardar online y compartir cualquier documento (Word, PowerPoint, Excel, etc.) que hayas creado en tu computadora.
¿Para qué sirve esto?
Imaginate que estás haciendo una presentación (de PowerPoint) para explicarla en grupo. Si tienes Google Cloud Connect, cuando presiones el botón salvar, ese documento se guardará en Google Docs (online) y si presionas el botón Share (Compartir), puedes poner los correos de las personas que quieres que vean ese documento y que incluso podrán editarlo.
A esa persona le llegará un correo con un enlace y al hacer clic sobre el enlace podrán ver el archivo en su computadora, pero lo mejor es que los cambios que vayas a haciendo en tu computadora también se irán haciendo en el archivo que está en la computadora de la otra persona, o de todos las personas con las que hayas compartido el archivo.
Aquí está un video que muestra cómo funciona el sistema. Sin dudas una herramienta excelente.